Checkliste: Diese 9 Kriterien muss Ihr IT-Dienstleister erfüllen
Die Auswahl des richtigen IT-Dienstleisters ist kritisch für den Erfolg Ihrer Praxis. Es zahlt sich aus, in den Auswahlprozess Energie zu investieren und mehrere Anbieter zu vergleichen.
Wir haben für Sie eine Checkliste erstellt: Auf diese neun Kriterien sollten Sie achten.
① Erscheinungsbild & Referenzen
Der erste Eindruck zählt. Das gilt auch für Ihren künftigen IT-Dienstleister. Werfen Sie einen Blick auf das Auftreten und äußere Erscheinungsbild: Ist die Website professionell gemacht, optisch ansprechend und verständlich aufgebaut? Finden Sie dort, wonach Sie suchen? Falls nicht: Ganz schlechtes Zeichen für jemanden, der behauptet, IT-Profi zu sein.
Checken Sie auch die Fach- und Branchenexpertise: mittels Google-Bewertungen, Insider-Infos von Branchenkolleg:innen und Referenzen von erfolgreich umgesetzten Projekten und zufriedenen Kunden. Hat er nichts Konkretes in der Hand oder kann er nichts tatsächlich belegen? Finger weg, Sie wollen keinen Geschichtenerzählern aufsitzen.
② Branchenkenntnis & Spezialexpertise
Eine Arztpraxis hat sehr spezifische IT-technische Anforderungen, die ein unerfahrener Anbieter weder kennt noch abdecken kann. Erkundigen Sie sich daher im Detail danach, ob der IT-Dienstleister bereits für andere Mediziner:innen bzw. in der Gesundheitsbranche gearbeitet hat.
Lassen Sie sich seine Lösungen speziell für Arztpraxen im Detail präsentieren und gleichen Sie diese mit Ihren Notwendigkeiten und Wünschen ab. Wichtig ist auch, dass nicht nur ein einzelner Mitarbeiter in Ihrem Bereich qualifiziert und zertifiziert ist, sondern der Dienstleister insgesamt auf Ordinationen spezialisiert ist.
③ Aktualisierungen & Sicherheit
Ihre Patientendaten haben extrem heikle sicherheitstechnische Anforderungen und müssen maximal geschützt sein. Hinterfragen Sie daher genau die Sicherheitsvorkehrungen, die der Anbieter für Ihre Praxis vorsehen wird. Er sollte Ihnen zumindest diese Standards bieten:
- Firewalls und Verschlüsselungen zum Schutz vor Cyberangriffen,
- regelmäßige Sicherheits-Audits und Penetrations-Tests, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben,
- Schulungen für Ihr Team zur Sensibilisierung und zum sicheren Umgang mit sensiblen Daten,
- laufende Überprüfung und Analyse der Server-Performance und von Datenverkehrsmustern zur besseren Ressourcennutzung und zur Vermeidung von IT-Ausfällen,
- umfassende Katastrophen- und Notfallpläne (Naturkatastrophen, Ausfälle, Cyberangriffe etc.), um Ausfallzeiten Ihrer Praxis-IT zu minimieren.
④ Service Level Agreements (SLAs)
Die SLAs oder Dienstgütevereinbarung stellt sicher, dass die angebotenen Dienstleistungen den vereinbarten Standards entsprechen. In dem Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem IT-Partner sind die genauen Leistungsmerkmale und Qualitätsstandards seiner Dienstleistungen festgelegt. Achten Sie dabei auf klare, messbare und realistische Festlegungen, zum Beispiel betreffend …
- generelle Verfügbarkeit von IT-Services,
- Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien,
- garantierte Reaktionszeiten bei Störungen,
- Verfügbarkeit der IT-Systeme,
- konkrete Maßnahmen bei Datenverlust.
⑤ Support & Kommunikation
Vor allem im Störungsfall muss die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem IT-Dienstleister sofort und reibungslos funktionieren. Das bedeutet: Ihr Anbieter muss zuverlässig, persönlich erreichbar und schnellstmöglich einsatzbereit sein. Achten Sie also bei der Auswahl unbedingt auf die Bedingungen für IT-Support, zum Beispiel:
- Wie schnell und effektiv reagiert der Anbieter auf Anfragen?
- Wie zuverlässig ist die Erreichbarkeit? (Starten Sie im Zweifelsfall eine Testanfrage.)
- Geht das Support-Team auf Ihre individuellen Kundenbedürfnisse ein?
- Gibt es einen deutschsprachigen Helpdesk für schnelle Unterstützung?
- Gibt es regelmäßige Status-Updates zu laufenden Projekten oder Support-Anfragen?
⑥ Flexibilität & anpassbare Services
Gerade bei der Praxis-IT sind maßgeschneiderte Lösungen gefragt. Eruieren Sie, ob der Dienstleister von der Stange oder individuell arbeitet. Und finden Sie heraus, ob er flexibel auf sich ändernde Anforderungen und Technologietrends reagiert und seine Dienstleistungen entsprechend anpasst. Dabei sollten Sie auf folgende Faktoren achten:
- Flexible Vertrags-Lösungsmodelle, um Dienstleistungen je nach Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren,
- Erfahrung mit der Integration neuer Technologien in bestehende IT-Infrastrukturen,
- Erfahrung in der Skalierung von IT-Infrastrukturen, wenn eine Praxis bspw. schnell wächst.
⑦ Dokumentation & Wissensmanagement
Die sorgfältige Dokumentation von IT-Systemen, Prozessen und Lösungen durch den Anbieter ist ein Muss. Denn ein effektives Wissensmanagement stellt sicher, dass das Know-how Ihres Dienstleisters unabhängig von Personalfluktuation jederzeit verfügbar ist. Wichtig: Die Dokumentation gehört Ihnen und kann jederzeit von Ihnen eingesehen werden. Diese Anforderungen sollte Ihr Anbieter erfüllen:
- Benutzerhandbücher und Dokumentationen für alle bereitgestellten Systeme,
- zentrales Wissensmanagementsystem mit einfachem Zugriff auf alle relevanten Informationen,
- regelmäßige Schulungen für interne und externe Teams durch den Anbieter.
⑧ Hersteller-Partnerschaften & Allianzen
Wenn Ihr Dienstleister über Technologiepartnerschaften, z.B. mit Software-Herstellern, verfügt und mit Branchenexperten (Industrieverbänden, Branchenevents etc.) vernetzt ist, hat er Zugriff auf erweiterte Ressourcen und tiefgehendes Fachwissen. Das wirkt sich positiv auf seine Dienstleistungen aus – und ist ein Vorteil für Sie und Ihre Praxis-IT.
⑨ Kostenstruktur & Transparenz
Ihr IT-Dienstleister muss die Kosten transparent und klar kommunizieren – alles andere ist ein No-Go! Wenn sich Ihre Anforderungen in der Ordination oder Ihr Budget verändern, sollte er darauf schnell und professionell reagieren und Ihnen praktikable Lösungen anbieten. Achten Sie auf diese Voraussetzungen:
- Klare, transparente Preispläne, die alle relevanten Kostenfaktoren berücksichtigen, inklusive Lizenzgebühren, Wartung und Support,
- flexible Preisgestaltung ohne erhebliche Zusatzkosten, wenn sich Ihre Anforderungen ändern,
- klare Kommunikation über den Kosten- und Zeitpläne, damit Sie langfristig kalkulieren können.
Unser Fazit: Prüfen Sie genau und wählen Sie sorgfältig!
Die Auswahl Ihres IT-Dienstleisters entscheidet mit über den Erfolg Ihrer Arztpraxis. Lassen Sie sich Zeit, um mehrere Anbieter zu vergleichen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf den IT-Partner wirklich verlassen können und er Ihnen serviceorientiert mit Rat und Tat zur Seite steht. Und vertrauen Sie auf Empfehlungen und Referenzen aus der Branche.
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