Optimale Anrufbeantworter-Ansage für Ihre Arztpraxis
Als Arzt oder Ärztin wissen Sie, wie wichtig eine klare und freundliche Kommunikation mit Ihren Patienten ist – auch wenn Sie nicht persönlich ans Telefon gehen können. Besonders bei einer telefonischen Abwesenheit, sei es durch Krankheit, Urlaub oder besetzten Leitungen, ist eine prägnante und gut strukturierte Ansage auf dem Anrufbeantworter von entscheidender Bedeutung. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie Sie Ihre Ansage richtig formulieren, welche Elemente unverzichtbar sind und warum eine gut durchdachte Ansage das Vertrauen Ihrer Patienten stärkt.
Warum eine gut strukturierte Ansage wichtig ist
Der Anrufbeantworter in Ihrer Arztpraxis ist weit mehr als ein technisches Hilfsmittel – er ist eine erste Kontaktstelle für Ihre Patienten. Eine professionelle Ansage sorgt dafür, dass Ihre Patienten sofort wissen, wie sie weiter verfahren können, wenn Sie selbst nicht erreichbar sind. Damit sparen Sie sich und Ihren Patienten wertvolle Zeit, vermeiden Missverständnisse und schaffen ein Gefühl von Sicherheit.
Die wichtigsten Elemente einer Anrufbeantworter-Ansage
Eine gelungene Ansage muss alle relevanten Informationen klar und strukturiert vermitteln. Hier sind die wesentlichen Bausteine für Ihre Ansage:
- Begrüßung
Am besten wirkt ein Tagesgruß, wenn dieser individuell zur Tageszeit passt. Alternativ passen auch gängige Formulierungen wie „Guten Tag“ oder „Herzlich Wilkommen“ - Name der Praxis und Fachgebiet
Ergänzen Sie die Nennung des Praxisnamens sowie Ihr Fachgebiet. So weiß der Anrufer sofort, bei wem er anruft. - Abwesenheit und Vertretung
Falls Sie im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend sind, teilen Sie Ihrem Anrufer mit, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Geben Sie außerdem an, wer Ihre Vertretung übernimmt und wie die Praxis des Vertreters erreichbar ist. - Wichtige Kontaktinformationen
Wenn der Anrufer auf eine Vertretung angewiesen ist, nennen Sie die Adresse und Telefonnummer der Vertretungspraxis. Vermeiden Sie es, dem Anrufer unnötig lange Wartezeiten aufzubürden. - Zusätzliche Services und Notfalldaten
Falls Ihre Praxis Online-Terminbuchungen oder Rezeptbestellungen ermöglicht, sollten Sie den Anrufer auch darauf hinweisen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf Notfalldaten oder Notrufnummern angeben. - Verabschiedung und Dank
Schließen Sie Ihre Ansage stets mit einer freundlichen Verabschiedung und einem Dankeschön für den Anruf ab.
Mehr als „nur“ Abheben: So gestalten Sie den perfekten Telefonempfang
Für eine positive Telefonkultur in Ihrer Praxis sollte das Telefon idealerweise spätestens nach dem vierten Läuten abgenommen werden. Andernfalls sollte eine automatische Ansage über besetzte Leitungen informieren. Bei der Annahme des Gesprächs empfiehlt sich eine kurze und prägnante Meldeformel, bestehend aus Tagesgruß, Praxisname und dem Namen der/des Mitarbeitenden, wobei der Tagesgruß optional ist. Wichtig ist, dem Patienten Hilfsbereitschaft zu signalisieren und positiv zu formulieren. Statt zu betonen, welche Termine nicht möglich sind, sollte der Fokus darauf liegen, wie man sich für das Anliegen des Patienten einsetzt, idealerweise mit dem Ziel eines zeitnahen Termins. Dabei wirken vollständige Sätze deutlich besser als bloße Schlagworte. Bei längeren Wartezeiten auf einen Termin ist ein Dank für die Geduld des Patienten angebracht.
Tipps für eine klare und professionelle Ansage
Damit Ihre Ansage auch wirklich gut ankommt, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:
- Positiv und höflich formulieren
Achten Sie darauf, dass die Ansage eine freundliche und hilfsbereite Tonalität hat. Vermeiden Sie Formulierungen wie „Leider sind wir zurzeit nicht erreichbar“, sondern verwenden Sie positive Wendungen wie „Wir sind bald wieder für Sie da“. So wirkt Ihre Ansage einladend und respektvoll. Man kann Ihr Lächeln hören, das Sie aufsetzen, während Sie die Texte einsprechen. - Langsame und deutliche Sprache
Sprechen Sie langsam, deutlich und in kurzen Sätzen. Besonders bei wichtigen Informationen wie Telefonnummern und Termindaten ist es wichtig, dass der Anrufer diese problemlos verstehen kann. - Reagieren Sie geduldig
Geben Sie dem Anrufer ausreichend Zeit, die wichtigen Informationen aufzunehmen. Machen Sie Pausen zwischen den Sätzen und wiederholen Sie relevante Daten wie Ihre Telefonnummer oder die der Vertretungspraxis. - Vermeidung von Technik-Floskeln
Vermeiden Sie Aussagen wie „Alle Leitungen sind besetzt“ oder „Auf allen Leitungen wird gesprochen“. Diese können den Eindruck erwecken, dass die Praxis unterbesetzt ist oder nicht gut organisiert. Stattdessen bieten Sie eine Lösung an, indem Sie beispielsweise eine Rückrufbitte formulieren oder auf digitale Services hinweisen. - Umgebung: Nehmen Sie die Ansage in einer ruhigen Umgebung auf.
Vorlagen für Ihre Anrufbeantworter-Ansage
Hier finden Sie Beispiele für Anrufbeantworter-Texte, die Sie je nach Situation anpassen können:
- Ansage bei Besetzten Leitungen
„Praxis Dr. Mustermann, Herzlich willkommen. Sie werden mit der nächsten freien Mitarbeiterin verbunden. Vielen Dank für Ihre Geduld.“ - Ansage bei Urlaubsvertretung
„Guten Tag, Sie erreichen die Arztpraxis Dr. Mustermann. Wir sind derzeit im Urlaub und wieder ab [Datum] für Sie da. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertreterpraxis] unter [Telefonnummer]. Vielen Dank und auf Wiederhören.“ - Ansage bei Krankheit
„Guten Tag, Sie sprechen mit der Praxis Dr. Mustermann. Aufgrund einer krankheitsbedingten Abwesenheit sind wir momentan nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertreterpraxis]. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis.“ - Ansage bei regulären Sprechzeiten
„Praxis Dr. Mustermann, guten Tag. Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Wir nehmen Ihren Anruf gleich entgegen.“
Zusätzliche Tipps für eine gelungene Ansage
- Wählen Sie den richtigen Sprecher
Die Stimme, die Ihre Ansage spricht, sollte angenehm und klar sein. Idealerweise nimmt der Arzt oder die Ärztin selbst den Text auf, da dies Vertrauen schafft und einen Wiedererkennungswert für die Patienten bietet. Wenn dies nicht möglich ist, sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Ansage in freundlichem und ruhigem Ton einsprechen. - Üben Sie die Aussprache
Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen klar verständlich sind. Üben Sie die Aussprache und betonen Sie Schlüsselwörter, wie etwa die Telefonnummer der Vertretungspraxis. - Mehrere Varianten bereitstellen
Ihr Anrufbeantworter sollte in der Lage sein, verschiedene Ansagetexte zu speichern. So können Sie je nach Bedarf zwischen Texten für Urlaubszeiten, Krankheit oder reguläre Sprechzeiten wechseln.
Fazit
Ein durchdachter und professioneller Anrufbeantworter-Text ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation in Ihrer Arztpraxis. Mit einer klaren und freundlichen Ansage können Sie Ihren Patienten helfen, auch dann schnell eine Lösung für ihr Anliegen zu finden, wenn Sie nicht persönlich erreichbar sind. Investieren Sie ein wenig Zeit in die Gestaltung Ihrer Ansage – es lohnt sich für Ihre Patienten und für das Image Ihrer Praxis.
Wenn Sie weitere Tipps zur Praxisorganisation oder zu rechtlichen Aspekten der Vertretung während des Urlaubs oder einer Krankheit benötigen, stehen Ihnen professionelle Beratungsdienste zur Verfügung.
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