Arbeitszeitaufzeichnungen in der Praxis: Das müssen Sie beachten
Zeichnet Ihr Ordinationsteam seine Arbeitszeiten korrekt auf? Und überprüfen Sie diese Aufzeichnungen auch regelmäßig? Hoffentlich, denn ansonsten drohen unangenehme Konsequenzen. Wie Sie mögliche Risiken vermeiden können, erklärt XY von der Steuer- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ecovis.
In Zeiten verstärkter Kontrollen durch die Behörden ist es wichtiger denn je, als Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben im Blick zu behalten – insbesondere in Bezug auf Arbeitszeitaufzeichnungen. Das fällt gerade Ärzt:innen wie Ihnen oft nicht leicht. Sie haben doch bestimmt auch einen fordernden und durchgetakteten Ordinationsalltag, oder?! Immerhin muss die Versorgung Ihrer Patient:innen immer oberste Priorität haben.
Nichtsdestotrotz: Nach § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) ist jeder Betrieb dazu verpflichtet, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren – auch Sie, als Eigentümer:in Ihrer Arztpraxis. Worauf müssen Sie also achten?
Gesetzliche Vorgaben: Was muss dokumentiert werden?
Sie können in Ihrer Ordination die Arbeitszeitaufzeichnungen elektronisch (z. B. mit einem Zeiterfassungssystem) oder manuell (z. B. auf Papier) führen. Die Verantwortung dafür liegt immer bei Ihnen als Arbeitgeber – auch, wenn Ihr Ordinationsteam die Aufzeichnungen selbst macht.
Folgende Angaben müssen für jeden Mitarbeitenden festgehalten werden:
- Beginn der Arbeit (Uhrzeit) an jedem Arbeitstag,
- Ende der Arbeit (Uhrzeit) an jedem Arbeitstag,
- Ruhepausen: Wenn die Arbeitszeit mehr als sechs Stunden beträgt, müssen Beginn und Ende der mindestens 30-minütigen Pause dokumentiert werden.
Achtung! Auch, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden “Soll-Arbeitszeiten” (z.B. fixe Arbeitszeit oder Dienstplan) vereinbart haben, ersetzt das nicht die detaillierten Aufzeichnungen der “Ist-Zeiten”, also der tatsächlichen Arbeitszeiten.
Warum sind Arbeitszeitaufzeichnungen wichtig?
Ohne korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen können Sie eine ordnungsgemäße Gehalts- und Lohnverrechnung in Ihrer Ordination nicht gewährleisten. Das betrifft insbesondere:
- Mehr- und Überstunden: Nur mit präzisen Aufzeichnungen ist die monatliche Einzelverrechnung, sowie die jährliche Deckungsprüfung bei All-in-Vereinbarungen oder Überstundenpauschalen möglich.
- Rechtssicherheit: Im Streitfall dienen vollständige Aufzeichnungen als wichtige Beweismittel gegenüber Ihren Arbeitnehmenden und Behörden.
“Wir raten dringend dazu, Ihre internen Prozesse zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig, korrekt und jederzeit verfügbar sind. So bleiben Sie auf der sicheren Seite – gegenüber Ihren Mitarbeitenden, den Behörden und Prüfern.”
Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?
Was kann passieren, wenn Sie auf das Führen von korrekten Arbeitszeitaufzeichnungen verzichten? Viel. Das Versäumnis kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen für Sie haben:
- Verwaltungsstrafen
Wenn Sie das Arbeitsinspektorat anzeigt, drohen Ihnen bei fehlenden Aufzeichnungen Verwaltungsstrafen von bis zu € 1.815,00 pro Mitarbeiter:in (§ 28 Abs. 2 Z 7 AZG). - Schätzungen bei Lohnabgabenprüfungen
Bei fehlenden Aufzeichnungen schätzen Lohnabgabenprüfer die Sozialversicherungsbeiträge und fordern sie nach. Das kann stark zu Ihren Ungunsten ausfallen – und mit potenziell erheblichen Nachzahlungen verbunden sein. - Verlängerte Verfallsfristen
Ein:e Arbeitnehmer:in fordert angeblich nicht bezahlte Mehr- und Überstunden ein? Wenn keine Aufzeichnungen vorliegen, ist das nicht nur innerhalb der vertraglichen Frist (z. B. drei bis sechs Monate), sondern bis zu drei Jahre rückwirkend möglich (§ 26 Abs. 9 Z 2 AZG) - Beweisprobleme
Fehlen betriebliche Aufzeichnungen, sind Sie im Streitfall im Nachteil. Zum Beispiel, wenn ein:e Arbeitnehmer:in vor Gericht eigene Aufzeichnungen (z. B. Excel-Listen, Smartphone-Kalender) vorlegt, die schwer zu widerlegen sind.
Wie Sie Risiken vermeiden können
Um rechtliche und finanzielle Nachteile zu verhindern, folgen Sie diesen Schritten:
Übernehmen Sie Verantwortung: Als Arbeitgeber bleiben Sie gesetzlich verantwortlich, auch wenn Ihr Ordinationsteam selbst Aufzeichnungen führt. Kontrollieren Sie die Aufzeichnungen mindestens einmal monatlich.
Nutzen Sie technische Lösungen: Moderne Stempelsysteme oder Zeiterfassungstools erleichtern den Prozess und minimieren Fehler.
Übermitteln Sie korrekte Daten: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten rechtzeitig für die Gehalts- und Lohnverrechnung bereitgestellt werden.
Fazit: Präzision zahlt sich aus
Arbeitszeitaufzeichnungen sind nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Schutz für Ihre Praxis. Damit halten Sie arbeitsrechtliche Vorgaben ein, sichern die korrekte Bezahlung Ihrer Ordinationsmitarbeitenden und minimieren rechtliche Risiken.
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