Erleichtert eine Online-Terminplanung für Ärzte den Praxisalltag?

Online-Terminsysteme für Ärzt:innen sind mittlerweile gut etabliert. Sie verbessern Abläufe in der Praxis und sind ein zusätzlicher Service für Patient:innen. Doch die angebotenen Lösungen unterscheiden sich durchaus in ihrer Qualität. Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Praxis von einem Terminsystem profitieren kann und worauf es dabei ankommt.

Richtig eingebunden sind Online-Terminplanungen ein geniales Tool, um Arbeitsabläufe in der Praxis effizienter zu gestalten: Die Patient:innen buchen ihre Termine selbst im Internet. Im Hintergrund greift die Online-Terminvereinbarung direkt auf den Kalender der Praxis zu und aktualisiert alle Termine laufend. Das bedeutet, dass wesentlich weniger Patient:innen in der Ordination anrufen. Es bleibt ein Plus wertvoller Zeit, das Sie anderswo sinnvoll investieren können. Bietet das System zusätzlich einen automatisierten Erinnerungsservice, sinkt auch die Zahl der verschwitzten Termine und die Auslastung Ihrer Praxis steigt.

Diese Vorteile werden dann schlagend, wenn das Online-Terminsystem richtig ausgewählt, implementiert und genutzt wird. Wir haben die wichtigsten Fragen zum Thema für Sie beantwortet.

Wie funktioniert ein Online-Terminsystem?

Sie bestimmen, wann die Patient:innen Termine buchen können, indem Sie dem Terminvergabesystem bestimmte Zeiten oder Zeitblöcke als verfügbar vorgeben. Achtung, wichtig: Terminsystem und Praxissoftware müssen sich vertragen! Wenn diese Schnittstelle nicht funktioniert, werden keine Informationen zwischen den Systemen übertragen und weder der Kalender im Buchungstool noch der Praxiskalender sind aktuell.

Sieht dadurch auch der Mitbewerb, wie stark meine Praxis ausgelastet ist?

Schnelle Antwort: ja. Jede:r kann einsehen, wie viele freie Termine in Ihrer Praxis kurzfristig zur Verfügung stehen und wie viel Zeit Sie sich pro Patient:in nehmen. Das ist Ihnen zu viel des Guten? Es gibt etwa die Möglichkeit, die Online-Terminvereinbarung nur dann einzusetzen, wenn Sie in der Praxis Leerlauf erwarten. So können Sie Lücken füllen und machen nicht alle Informationen völlig transparent.

Ist ein automatisierter Termin-Erinnerungsservice zu empfehlen?

Sie kämpfen damit, dass Patient:innen immer wieder ihre Termine verschwitzen und nicht auftauchen? Auch hier schafft die Online-Terminvereinbarung Abhilfe: Systeme mit Erinnerungsservice versenden automatisierte SMS oder E-Mails an Ihre Patient:innen über deren bevorstehen Termin. Zusätzlich werden sie darauf aufmerksam gemacht, dass sie den Termin bei Verhinderung auch ganz einfach online absagen können. Das Zeitfenster wird dann wieder für neue Buchungen freigegeben – und Ihre Ausfälle reduzieren sich auf ein Minimum.

Wie bringe ich meine Patient:innen dazu, ihre Termine online zu buchen?

Eine Online Terminplanung nützt nichts, wenn die Patient:innen sie nicht kennen, finden oder nutzen. Zu Beginn ist Geduld angesagt: Menschen benötigen Zeit, um sich an einen neuen Service zu gewöhnen. Wichtig dabei ist, dass Sie wo immer möglich auf die Online-Buchungsmöglichkeit hinweisen: von Ihrer Website über Google-Einträge bis zu Ihren Visitenkarten. Auch das gesamte Ordinationsteam kann unterstützen: Sie und Ihre Mitarbeitenden sollten im Kontakt mit den Patient:innen die Online-Terminbuchung aktiv kommunizieren, ihre Vorteile hervorheben und erklären, wie das System funktioniert.

Was kostet ein Online-Terminbuchungssystem?

Das lässt sich pauschal leider nicht beantworten. Der Markt ist undurchsichtig und die Unterschiede zwischen den Systemen und Anbietern zeigen sich erst in den Details. Das A und O ist auf jeden Fall, beim Vergleich des Leistungsspektrum der verschiedenen Softwarelösungen auf (oft versteckte) Zusatzkosten zu achten.

Welches Online-Terminsystem ist das richtige für mich?

Wir von casc haben mit unterschiedlichen Systemen langjährige Erfahrung und bieten Ihnen bei der Auswahl und Implementierung der für Sie passenden Terminbuchungssoftware gerne unsere Unterstützung an.