Personalsuche für Ärzt:innen – Fachkräftemangel als zentrale Herausforderung
„Ordinationsassistenz gesucht!“ – dieser Satz ist mittlerweile an vielen Praxistüren zu lesen. Der Grund: Der Fachkräftemangel macht auch vor dem Gesundheitswesen nicht Halt. Gute Ordinationsassistent:innen sind schwer zu finden und noch schwerer langfristig zu halten. Für Ärzt:innen bedeutet das nicht nur organisatorischen Druck, sondern auch eine erhebliche Zusatzbelastung im ohnehin vollen Praxisalltag.
Neben wachsenden Anforderungen kommt die Herausforderung hinzu, Personalengpässe abzufangen. Wer unvorbereitet in den Recruiting-Prozess startet, riskiert lange Vakanzzeiten und verliert möglicherweise die besten Bewerber:innen an Mitbewerber.
Doch mit der richtigen Strategie ist erfolgreiche Personalsuche möglich. Ärzt:innen, die sich als attraktive Arbeitgeber positionieren, klare Vorteile kommunizieren und den Bewerbungsprozess professionell gestalten, erhöhen ihre Chancen deutlich. Von detaillierten Stellenausschreibungen über Benefits wie flexible Mobilitätslösungen bis hin zu strukturiertem Onboarding – viele Faktoren tragen dazu bei, motivierte Mitarbeiter:innen zu gewinnen und langfristig zu binden.
1. Fachkräftemangel in Ordinationen – warum es immer schwieriger wird
Der Gesundheitssektor spürt den Fachkräftemangel besonders deutlich. Ordinationsassistent:innen übernehmen längst nicht mehr nur organisatorische Tätigkeiten, sondern müssen rechtliche Vorgaben, Abrechnungssysteme und Patientenkommunikation meistern. Die Anforderungen sind komplexer geworden – und damit die Auswahl an geeigneten Bewerber:innen kleiner.
Zugleich konkurrieren Praxen mit Krankenhäusern, Gesundheitszentren und anderen Einrichtungen um dieselben Fachkräfte. Wer als Praxis nicht rechtzeitig reagiert, riskiert Leerstände. Deshalb gilt: Personalsuche rechtzeitig einplanen, Anforderungsprofile klar definieren und attraktive Rahmenbedingungen schaffen. Nur so lässt sich die Lücke schließen, die der Fachkräftemangel hinterlässt.
2. Vorbereitung ist alles – Stellenprofil und Arbeitgebermarke
Ein häufiger Fehler: Mit der Suche beginnen, wenn der Engpass bereits akut ist. Erfolgreicher ist, die eigene Arbeitgebermarke langfristig aufzubauen – durch einen professionellen Online-Auftritt, transparente Kommunikation und das frühzeitige Planen von Personalwechseln.
Eine gute Stellenausschreibung ist präzise und ehrlich. Sie beschreibt Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen klar. Besonders wirksam ist es, Benefits zu nennen, die Bewerber:innen wirklich ansprechen – z. B.:
- Geregelte Dienstzeiten
- Flexible Mobilitätslösungen (Öffi-Ticket, Parkplatz)
- Zusätzliche Urlaubstage
- Fortbildungen und Gesundheitsangebote
Authentische Fotos oder kurze Videos aus dem Praxisalltag runden das Bild ab und zeigen, dass die Praxis ein attraktiver Arbeitsplatz ist.
3. Recruiting-Kanäle – wo Ärzt:innen die richtigen Mitarbeiter:innen finden
Erfolgreiches Recruiting kombiniert verschiedene Kanäle:
- Jobportale für medizinische Berufe: gezielte Reichweite
- Social Media: Einblicke ins Team, Posts zu offenen Stellen
- Praxis-Website: Karriereseite mit Informationen und Bewerbungsformular
- Netzwerke und Empfehlungen: persönliche Kontakte nutzen
Social Media ist besonders wertvoll: Kurze Teamvorstellungen oder Einblicke in den Praxisalltag schaffen Nähe und Vertrauen. Eine gute Ergänzung ist ein Schnuppertag, bei dem beide Seiten direkt prüfen können, ob es passt.
4. Schnelligkeit und Struktur – so bleibt Ihre Praxis attraktiv
Viele Bewerber:innen springen ab, wenn der Prozess zu lange dauert. Deshalb sollten Praxen feste Abläufe definieren – von der Eingangsbestätigung bis zum Vorstellungsgespräch. Empfehlenswert sind:
- Klare Zeitfenster im Kalender für Gespräche
- Rasche Rückmeldungen per Mail oder Telefon
- Ein transparenter Ablaufplan bis zur Entscheidung
Wer hier strukturiert vorgeht, wirkt professionell und signalisiert Wertschätzung. Zudem stärkt es das Vertrauen, wenn auch bestehende Teammitglieder in den Prozess eingebunden werden.
5. Onboarding und Mitarbeiterbindung – langfristig denken
Der eigentliche Erfolg entscheidet sich nach der Vertragsunterzeichnung. Ein gutes Onboarding erleichtert den Einstieg und steigert die Motivation. Hilfreich sind:
- Eine Onboarding-Checkliste für den ersten Arbeitstag
- Ein herzlicher Empfang im Team
- Klare Ansprechpartner:innen für die Einarbeitung
- Regelmäßige Feedbackgespräche in den ersten Wochen
Zur Mitarbeiterbindung tragen regelmäßige Fortbildungen, Gesundheitsangebote, flexible Arbeitszeitmodelle oder kleine Extras wie zusätzliche Urlaubstage bei. Wichtig ist vor allem eine wertschätzende, offene Kommunikation – denn langfristig zählt das Arbeitsklima mehr als das Gehalt.
Checkliste: Erfolgreiche Personalsuche in der Ordination
- Frühzeitig planen – mindestens 4 Monate vor absehbarem Wechsel starten
- Klare Stellenprofile – Aufgaben und Anforderungen genau definieren
- Attraktive Benefits – Mobilität, Fortbildung, Urlaubstage, Gesundheitsangebote
- Sichtbarkeit online – Karriereseite, Social Media, Jobportale
- Schneller Bewerbungsprozess – Rückmeldungen binnen weniger Tage
- Strukturiertes Onboarding – klare Abläufe und Feedbackgespräche
- Mitarbeiterbindung stärken – Entwicklungsmöglichkeiten und wertschätzendes Klima
Fazit: Mit Strategie zum erfolgreichen Recruiting in der Arztpraxis
Die Personalsuche für Ärzt:innen ist heute eine der größten Herausforderungen im Praxismanagement. Der Fachkräftemangel, steigende Anforderungen und die hohe Konkurrenz machen es notwendig, strukturiert und professionell vorzugehen. Wer frühzeitig plant, attraktive Bedingungen bietet und den Bewerbungsprozess klar organisiert, hat die besten Chancen, motivierte Mitarbeiter:innen zu finden – und langfristig zu halten.
Ich, Kathrin Zhuber, unterstütze mit meinem Unternehmen DOC-N-ROLL Healthcare Management Ärzt:innen und Therapeut:innen bei der Personalsuche, beim Praxismanagement und bei allen administrativen Herausforderungen. Mein Ziel: im Ordinationsalltag mehr Zeit für das Wesentliche schaffen.
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