Praxisabläufe optimieren: 5 Schritte für effiziente Ordinationen
Was sind die größten Zeitfresser in Ihrer Ordination, die Sie und Ihr Team im Praxisalltag aufhalten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese identifizieren und vor allem: gezielt beseitigen.
Im Praxisalltag ist Zeit immer knapp und dadurch wertvoll: Das Wartezimmer füllt sich, die Rezeption ist mit Telefonanfragen beschäftigt und Sie kämpfen als Ärztin bzw. Arzt mit Bergen an Dokumentation, statt sich um Ihre Kernaufgabe, die Patient:innenbetreuung, kümmern zu können.
Dem sind Sie nicht hilflos ausgeliefert: Indem Sie die Abläufe in Ihrer Arztpraxis effizienter gestalten, läuft der ganze Betrieb runder – weil Ressourcen frei werden, die Sie anderweitig einsetzen können. Dabei gilt: KI ist hilfreich und hochwirksam, aber nicht das einzige Tool in Ihrem Werkzeugkasten.
An diesen fünf Schrauben können Sie drehen, um Ihre Prozesse zu optimieren und dadurch Zeit und Geld zu sparen.
1. Telefon und Terminvergabe
Ein permanent klingelndes Telefon an der Rezeption nervt Ihre Patient:innen, unterbricht Gespräche und belastet Ihre Mitarbeitenden: Ein Anruf kostet ihnen bis zu fünf Minuten konzentrierte Arbeitszeit. Das summiert sich rasch, muss aber nicht so sein.
Die digitale Lösung: Terminmanagementsystem
Wenn Ihre Patient:innen Ihre Termine in der Ordination über Ihre Website, eine Buchungsplattform oder ein Terminal selbst erledigen können, ist das gleich doppelt nützlich: Die Patient:innen hängen nicht ewig in der Warteschleife am Telefon und können rund um die Uhr buchen. Ihr Team wird spürbar entlastet und hat mehr Zeit für andere Aufgaben.
Die organisatorische Lösung: Telefonzeiten
Ihre Ordination muss nicht ständig erreichbar sein, aber zu den definierten Zeiten. Richten Sie Zeitfenster ein und stellen Sie in diesen Erreichbarkeit sicher. Ihre Mitarbeitenden sind dann in diesen Phasen ganz auf die Anrufe konzentriert, in der übrigen Zeit widmen sie sich anderen Dingen. Auch ein spezialisierter Telefonservice für Stoßzeiten, der Ihr Team unterstützt, kann hilfreich sein.
Die KI-Lösung: intelligenter Telefonassistent
Ein Voicebot kann einfache Anfragen problemlos übernehmen. Er erfasst alle relevanten Daten und überträgt sie direkt ins System. Das spart eine Menge Zeit und Aufwand.
Ein Beispiel: Rezeptbestellungen für Dauermedikamente, das sind reine Routinevorgänge. Am Telefon dauert die Erledigung für Ihre Mitarbeitenden jedoch jeweils drei bis fünf Minuten. Name, Geburtsdatum, Medikament, Dosierung, Packungsgröße – all das muss erfasst und ins PVS übertragen werden. Ein digitaler Assistent kann das übernehmen und bereitet die Daten strukturiert auf. Ihre Mitarbeitenden finden dann morgens eine fertige Liste vor und können Rezepte im Batch-Verfahren vorbereiten. Zeitersparnis: bis zu 80 Prozent.
2. No-Shows und fehlende Terminbestätigungen
Wenn Patient:innen nicht erscheinen, verursacht das Leerläufe, die Sie nicht mehr aufholen können. In vielen Ordinationen liegt die No-Show-Rate bei zehn bis 15 Prozent – das entspricht täglich ein bis zwei Stunden, die Sie verlieren, statt Patient:innen zu behandeln.
Die Lösung: Digitale Helfer
Automatische Terminerinnerungen per SMS oder Anruf reduzieren No-Shows um bis zu 40 Prozent – und Ihr Team hat damit keine Arbeit. Ein digitaler Assistent kann zusätzlich Bestätigungen einholen und bei Absagen sofort Nachrücker:innen einbuchen.
3. Dokumentation & Dateneingabe
Die ärztliche Dokumentation beansprucht in vielen Ordinationen bis zu 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit. Hier liegt das größte Entlastungspotenzial.
Die Lösung: Struktur vor Technik
Sie müssen nicht jede Dokumentation bei Null beginnen. Nutzen Sie standardisierte Textbausteine und Vorlagen in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS). Ist das System gut gepflegt, erspart es Ihnen das wiederholte Eintippen immer gleicher Formulierungen – ein Effizienz-Booster!
Die Hardware-Lösung: Mehr Übersicht
Kleine Hardware-Veränderungen können Großes bewirken. Zum Beispiel, wenn Sie oder Ihr Team nicht nur einen, sondern zwei Bildschirme benutzen. Auch die Schnelligkeit der Geräte ist entscheidend, etwa beim Scannen oder Ausdrucken. Wer nicht auf die Technik warten muss, arbeitet entspannter und effizienter.
Die KI-Lösung: Transkriptions-Tools
Während Sie mit der Patientin bzw. dem Patienten sprechen, hört im Hintergrund ein „Text-to-Speech“-Tool mit und erstellt direkt und automatisch aus dem Gesagten einen ersten Entwurf für die Patientenakte. Sie müssen den Text dann nur noch gegenlesen und ergänzen – statt ihn von vorne einzutippen. Ein weiterer Vorteil: Sie können Gespräche in jeder Sprache führen, die Dokumentation erfolgt dennoch immer in derselben, zum Beispiel auf Deutsch.
Die Lösung für doppelte Dateneingabe
Kennen Sie das? Informationen werden zuerst telefonisch aufgenommen und handschriftlich notiert, dann ins PVS übertragen und schließlich wird auch noch der Kalender entsprechend aktualisiert. Das ist ineffizient: Jeder Medienbruch kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Die direkte Integration eines digitalen Assistenten in Ihr PVS ermöglicht es, Daten einmal zu erfassen und automatisch an die richtige Stelle zu übertragen – keine Zettel mehr, kein Abtippen, keine Übertragungsfehler.
4. Team-Workflows und -Kommunikation
Zeit geht oft dort verloren, wo die Rädchen nicht reibungslos ineinandergreifen. Zum Beispiel, weil Zuständigkeiten unklar sind, Aufgaben doppelt erledigt werden oder Informationen in der Hektik untergehen. An den Prozessen in Ihrer Ordination zu arbeiten, zahlt sich jedenfalls aus!
Lösung 1: Delegieren Sie!
Viele Aufgaben müssen nicht Sie als Ärztin oder Arzt erledigen. Speziell ausgebildete medizinische Fachkräfte wie Versorgungsassistent:innen in der Hausarztpraxis (VERAH) oder Nichtärztliche Praxisassistent:innen (NÄPA) können das übernehmen. Wichtig dabei: Klare Kompetenzbereiche und Aufgabenverteilung schaffen Vertrauen und entlasten das gesamte Team.
Lösung 2: Tägliches Huddle
Klären Sie die wichtigsten Fragen des Tages in einem kurzen 5-Minuten-Meeting am Morgen: Wer ist heute da? Gibt es Besonderheiten zu beachten? Wo könnten Engpässe entstehen? Ein Tipp: Führen Sie das Meeting im Stehen und mit Stoppuhr durch, damit es wirklich nicht länger als 5 Minuten dauert.
Lösung 3: Praxis-Chat
Ersetzen Sie Zettelwirtschaft, Zurufe durch die ganze Ordination und Post-its an Arbeitsplätzen durch ein digitales Praxis-Chat-Tool. Darüber können Sie und Ihre Mitarbeitenden schnell und direkt kommunizieren – ohne, dass es die Patient:innen mitbekommen. Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und ermöglicht sofortige Reaktionen.
5. Patientensteuerung und Raummanagement
Das Wartezimmer platzt aus allen Nähten, aber Ihr Behandlungsraum ist leer? Das ist ein klares Signal für Optimierungsbedarf in der Ablauflogistik Ihrer Ordination. Wenn Sie die Prozesse effizient gestalten, gibt es auch keine „Stehzeiten“.
Lösung 1: Pufferzeiten einplanen
Was hilft Ihnen ein starr geplanter 10-Minuten-Takt bei der Behandlung Ihrer Patient:innen, wenn er bereits in der ersten Tageshälfte oder beim ersten Notfall zusammenbricht? Planen Sie bewusst Pufferblöcke in Ihrem Zeitmanagement ein. So können Sie Verspätungen abfangen, vermeiden Stress und verärgerte Patient:innen, die stundenlang im Wartezimmer zubringen.
Lösung 2: Lean Management
Wenn alles wie am Schnürchen laufen soll, müssen die Instrumente und Arbeitsmaterialien in Ihrer Ordination sinnvoll verwahrt und geordnet sein. So sind auch Ihre „Wege“ bei einzelnen Arbeitsschritten kurz und effizient. Halten Sie sich an das 5S-Prinzip aus dem Lean Management: sortieren, systematisieren, säubern, standardisieren, Selbstdisziplin. Wenn jeder Handgriff sitzt und Sie nichts suchen müssen, sparen Sie wertvolle Minuten pro Patient:in.
Fazit: Kleine Schritte, große Wirkung
Sie müssen Ihre Ordination nicht von Grund auf neu aufstellen, um spürbar effizienter zu werden. Oft reichen gezielte Veränderungen an den richtigen Stellen – und genau das zeigen die fünf Schritte in diesem Artikel. Wenn Sie wissen, wo Ihnen wertvolle Zeit verloren geht, können Sie gegensteuern und sie zurückholen: für sich, für das Team und vor allem für Ihre Patient:innen.
Bei it4med begleiten wir Ärzt:innen genau bei diesem Prozess: unaufgeregt, praxisnah und mit dem Blick für das, was in Ihrer individuellen Situation wirklich Sinn macht. Denn die beste Lösung ist nicht immer die technisch aufwändigste, sondern die, die zu Ihrem Praxisalltag passt und von Ihrem Team mitgetragen wird.
Ihr Fahrplan zur effizienten Ordination
- Analysieren: Wo entstehen im Alltag Wartezeiten und Engpässe?
- Strukturieren: Welche Prozesse gibt es und wie lassen sie sich verbessern? Und das noch bevor neue Software angeschafft wird.
- Automatisieren: Welche KI- und IT-Tools können in Ihrer Praxis gezielt bei repetitiven Aufgaben unterstützen – und Ihnen dadurch viel Zeit sparen?
Möchten Sie Ihre Praxisabläufe auf das nächste Level heben? Wir von it4med unterstützen Sie dabei, die passende IT-Infrastruktur und moderne, benutzerfreundliche Tools nahtlos in Ihren Ordinations-Alltag zu integrieren.
Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch. Wir freuen uns darauf, Sie und Ihre Ordination kennenzulernen.
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