Krisenmodus in der Arztpraxis: So sorgen Sie vor
Plötzliche und unerwartete Ereignisse können Arztpraxen vor die Herausforderung stellen, den Betrieb aufrecht zu erhalten. Das kann vom Stromausfall, über Cyberattacken, bis hin zu längerfristigem Ausfall des Arztes gehen. Mit präventiven Maßnahmen kann aber sichergestellt werden, dass der Betrieb der Arztpraxis weitgehend ungestört fortgeführt werden kann.
Welche Risiken können mich treffen?
Es gibt viele Ereignisse, die zum „Stillstand“ der Praxis führen können. Dazu können – je nach Standort und Aufbau – beispielsweise folgende Szenarien zählen:
- Stromausfall
- Cyberattacke
- Internetausfall
- Brand
- Wasserschaden
- Überschwemmung
- Pandemie/Personalausfall
- Erdrutsche/Lawinen
- Erdbeben
- Plötzliche schwere Erkrankung/Tod des Praxisarztes
- U.v.a.m
Was kostet ein Stillstand?
Überlegen Sie, welche Unterbrechungen Ihre Praxis in den letzten 5 Jahren getroffen haben. Meist werden Sie sich daran erinnern, dass es damals kurzfristig unangenehm war, aber die Situation schlussendlich „irgendwie“ handhaben konnten. Was Sie aber meist nicht wissen, ist:
- Wieviel Umsatz habe ich verloren?
- Welche (Mehr-)kosten hatte ich dadurch?
- Wie viele Stamm- und Neu-Patienten habe ich verloren?
Wenn Sie sich das anhand eines Stillstandes durchrechnen, werden Sie bemerken, dass sich da einiges an Fixkosten anhäuft, die keinen Einkünften gegenüberstehen. Überlegen Sie für sich, was ein Tag ihres Praxisbetriebes kostet:
- Mietkosten für die Praxis
- Energiekosten
- Personalkosten
- Abschreibungskosten für Maschinen
- Softwarekosten
- U.v.a.m
Wie kann ich Stillstand vermeiden?
Mit etwas Vorbereitung auf die zutreffenden Szenarien für Ihre Praxis, können Sie in der Regel Stillstand vermeiden, oder zumindest wieder schneller in Betrieb gehen.
Dazu muss man folgende Überlegungen anstellen:
- Welche Tätigkeiten (=Prozesse) macht jede „Abteilung“ im Normalbetrieb?
- Wie kritisch ist dieser Prozess und wie lang darf er maximal stillstehen, bevor es gesundheitliche (für meine Patienten), finanzielle, rechtliche oder rufschädigende Auswirkungen hat
- Welche Ressourcen (Gebäude/Räume, Maschinen, Werkzeuge, Hilfsmittel, Formulare, Personen, IT-Systeme) brauche ich, um diesen Prozess durchzuführen
- Wie kann ich Alternativen für diese Ressourcen bereitstellen?
- Was ist in jedem der Szenarien zu tun, um diese alternativen Ressourcen zu aktivieren?
Zwei Beispiele aus der Praxis:
Digitaler Patientenakt
Der digitale Patientenakt, wie er heute oft in Praxen verwendet wird, kann bei Ausfall der IT oder des Stroms nicht genutzt werden. Wie komme ich also alternativ an die Informationen über meine Patienten? Wie komme ich an die Kontaktdaten, um Termine zu verschieben?
Dies könnte z.B. durch Ausdruck der Kontaktdaten meiner Patienten & Ablage im Safe passieren, oder durch Speicherung der wichtigsten Daten an einem alternativen Ort (im simpelsten Fall ein USB-Stick). Dass hier kein vollumfänglicher Datenbestand bereit steht, ist aufgrund der Datenmengen sehr wahrscheinlich, aber Mindestdaten wie Kontaktdaten könnten durchaus verfügbar sein.
Brand der Praxis
Auch hier ist die Kommunikation mit den Patienten, die in den nächsten Tagen Termine haben, ein wichtiges Element. Ebenso kann ich unter Umständen alternative Praxisplätze suchen und Vereinbarungen treffen, dass ich diese im Krisenfall nutzen kann. Dazu muss ich mit ArztkollegInnen entsprechende Vereinbarungen, idealerweise vorab, treffen.
Erstellen Sie ein Notfallhandbuch für Ihre Praxis, in dem genau drinsteht, wer, was, zu welchem Zeitpunkt zu tun hat. Bereiten Sie die alternativen Ressourcen vor und üben Sie diese Vorgänge und Handhabung (wie eben z.B. das Führen einer analogen Patientenakte).
Verantwortung in der Krise
Eine Krisensituation braucht Entscheidungen. Daher sollten Sie ein kleines Kernteam definieren, dass „das Schiff durch den Sturm steuert“. Diese Personen sollen Entscheidungen treffen dürfen und wollen und daher auch die entsprechende Autorisierung haben.
Kommunikation in der Krise:
Das wichtigste Element in einer Krise ist die Kommunikation. Viele Interessensgruppen müssen hier bedacht werden:
- Patienten
- Mitarbeiter
- Behörden
- ArztkollegInnen
- Öffentlichkeit/Presse
Für jede Phase einer Krise sollte auch entsprechende Kommunikation vorbereitet werden:
WER informiert WELCHE GRUPPE zu WELCHEM ZEITPUNKT über WELCHEN KOMMUNIKATIONSKANAL mit WELCHEM INHALT.
Ebenso sollten Sie überlegen: Wer sollte NICHT kommunizieren, sondern vielleicht an das Krisenteam verweisen. Jedes Gerücht, das entsteht, weil es in falscher Form kommuniziert wurde, ist nur mehr schwer „einzufangen“.
Fazit
Um als Arztpraxis resilient zu sein, braucht es also folgende Schritte:
- Überlegen Sie, welche Risiken meine Praxis treffen können,
- Dokumentieren Sie die kritischen Prozesse und Ressourcen für den Betrieb,
- Stellen Sie alternative Ressourcen bereit,
- Planen Sie die Kommunikationsabläufe,
- Definieren Sie das Krisenteam
- Erstellen Sie ein Notfallhandbuch, das all das enthält.
Über den Autor
AKTUELLE ARTIKEL
AKTUELLE ARTIKEL
Sie suchen einen verlässlichen IT-Partner für Ihre Arztpraxis?
Wir von it4med beraten Sie gerne in einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch. Als IT- und Marketing-Experten speziell für Arztpraxen und Gesundheitszentren verstehen wir die Anforderungen, die Sie als Ärztin oder Arzt haben. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
