Weniger Chaos im Wartezimmer: Wie digitale Wartelisten Abläufe optimieren
- Warum lange Wartezeiten vor Ort ausgedient haben
- Wie digitale Wartelisten mit spontanen Patient:innen umgehen
- Vier Beispiele aus der hausärztlichen Praxis
- Vorteile und Herausforderungen im Überblick
Klassische Abläufe am Limit: Das Wartezimmer als Engpass
Viele Praxen, vor allem Hausärzte und Kinderärzte, kennen das Problem: Am Vormittag drängen sich Patient:innen im Wartezimmer, während der Nachmittag vergleichsweise ruhig bleibt. Akutfälle mischen sich mit geplanten Terminen – das Ergebnis sind überfüllte Räume, gestresstes Personal und unklare Abläufe.
Hinzu kommt: Auch die beste Terminvergabe kann spontane Besuche nicht vollständig auffangen. Besonders in der hausärztlichen Versorgung ist Flexibilität gefragt – und damit eine Lösung, die sowohl planbare als auch kurzfristige Patientenkontakte berücksichtigt.
Digitale Warteliste statt Telefon-Dauerläuten: So funktioniert Quickticket
Quickticket automatisiert die Koordination von Patient:innen – exakt nach den Regeln, die Ihre Praxis bereits heute anwendet. Anstelle telefonischer Anfragen oder spontaner Vorsprachen reihen sich Patient:innen selbstständig digital ein. Das schafft Struktur, reduziert Rückfragen und entlastet das Team spürbar.
Die Grundidee:
Patient:innen reihen sich eigenständig in eine digitale Warteliste ein – entweder vorab online (Website), per Telefon-KI-Assistent oder direkt in der Praxis via QR-Code an der Eingangstüre oder ein Terminal (Wartenummern-Ausdruck). Der Aufruf erfolgt dynamisch und fair, je nach Zeitpunkt der Anmeldung und medizinischer Dringlichkeit. Gleichzeitig zeigt ein Monitor im Wartebereich transparent an, wer als Nächstes aufgerufen wird.
Beispiele aus der Praxis
1. Hausarzt Stallhofen (Stmk)
In der Einzelpraxis von Dr. Kalkhofer sorgte Quickticket binnen weniger Tage für spürbare Entlastung. Wo vorher bis zu 20 Personen gleichzeitig im Warteraum saßen, waren es nach Einführung nur noch zwei bis drei – bei gleichbleibender Patientenzahl.
2. Allgemeinmedizinische Gruppenpraxis Rohrau (NÖ)
Hier konnte der typische „Morgenansturm“ deutlich abgefedert werden. Das System verteilte den Patientenstrom gleichmäßiger über den Tag. Besonders positiv: in kürzester Zeit hat eine Vielzahl der Patienten die online Anmeldung genutzt.
3. Hausärztin Deutsch-Wagram (NÖ)
Bei Dr. Pia Schlederer nutzten bereits nach der ersten Woche 37 % der Patient:innen die digitale Einreihung von zu Hause aus. Die dadurch eingesparte Präsenzzeit betrug 128 Stunden – innerhalb einer Woche.
4. Kinderarzt Graz (Stmk)
In der Kinderarztpraxis von Dr. Peter Fritsch sank innerhalb von 2 Monaten die Zahl der täglichen Anrufe um 43 %, gleichzeitig wurden die Wartezonen spürbar leerer. So gut wie alle Eltern nutzen die Möglichkeit, das Ticket frühmorgens online zu ziehen – das reduziert nicht nur das Gedränge vor Ort, sondern auch das Infektionsrisiko für kleine Patient:innen.
Vorteile im Überblick
Herausforderungen und Voraussetzungen
Nicht jede Praxis bringt automatisch die idealen Rahmenbedingungen für den Einsatz von digitalen Wartelisten mit. Entscheidend für eine erfolgreiche Einführung sind drei Dinge:
- Offenheit für strukturierte Abläufe: Digitale Wartelisten wie Quickticket funktionieren am besten, wenn der Anteil an Akutpatienten bei über 35 % liegt. Wer bereit ist, vorhandene Abläufe leicht zu adaptieren, profitiert schnell von der Entlastung.
- Einbindung des Teams: Der Nutzen digitaler Lösungen zeigt sich nur, wenn das gesamte Praxisteam hinter der Anwendung steht. Eine kurze, praxisnahe Einführung hilft, Berührungsängste abzubauen und Sicherheit im Umgang zu gewinnen.
- Patientenzentrierte Kommunikation: Die Akzeptanz bei Patient:innen hängt maßgeblich davon ab, wie einfach und nachvollziehbar das System gestaltet ist. Ein klarer Einstieg, selbsterklärende Benutzeroberflächen und sichtbare Transparenz im Ablauf sind hier entscheidend – unabhängig vom Alter oder der digitalen Erfahrung der Patient:innen.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist der Einstieg oft einfacher als gedacht – und die Wirkung im Alltag spürbar.
Fazit:
Digitale Wartelisten wie Quickticket können Arztpraxen und besondern Hausarztpraxen und Kinderarztpraxen gezielt entlasten, ohne den Praxisalltag grundlegend umzukrempeln. Sie bieten keine zusätzliche Bürokratie – sondern strukturieren, was ohnehin geschieht: das spontane Kommen und Gehen.
Für viele Ärzt:innen ist die Einführung eine kleine Maßnahme mit großer Wirkung: weniger Andrang, weniger Stress – und mehr Zeit für das Wesentliche.
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