Günstige Alternative zur klassischen Telefonie: VoIP-Telefonanlagen für Ihre Arztpraxis

Hardware IT-Lösungen

VoIP-Telefonanlagen sind für die Arztpraxis eine kostengünstige Alternative zur klassischen Telefonanlage. Viele Ärzte fragen sich daher, ob sie auf VoIP umsteigen sollten. Eine Studie von MindTake-Research zeigt: VoIP -Telefonie-Lösungen sind mittlerweile in österreichischen Unternehmen angekommen. Bereits 39 % der befragten Unternehmer haben IP-Telefonie im Einsatz – Tendenz steigend.

Wie VoIP funktioniert, wann der Wechsel sinnvoll ist und welche Vorteile für einen Umstieg sprechen, haben wir für Sie zusammengefasst.

Was ist VoIP?

Bei einer VoIP-Telefonanlage ist kein herkömmlicher Telefonanschluss mehr erforderlich. Die Gespräche werden stattdessen über die Internetverbindung geführt. Die analogen Sprachsignale werden in digitale Datenpakete umgewandelt und als Datenpaketen über ein Datennetzwerk statt über das Telefonnetz transportiert. Zum Einsatz kommt hierfür das Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protocol).

Da die VoIP Telefonanlage das Datennetzwerk nutzt, um sich mit den Telefonen oder anderen IP-fähigen Endgeräten zu verbinden, ist eine Telefonverkabelung in der Praxis nicht länger notwendig.

Die SIP-Telefonanlage verfügt über Informationen zu allen angemeldeten Telefonen/Nutzern und deren SIP-Adressen. Diese Informationen dienen dazu, interne Gespräche zu verbinden oder ausgehende Gespräche mittels VoIP-Gateway oder eines SIP-Anbieters weiterzuleiten. Nutzt der Gesprächspartner keine VoIP-Telefonie oder einen anderen Provider, werden die analogen Sprachsignale mittels VoIP Gateway ins herkömmliche Telefonnetz eingespeist.

Warum sollte ich auf VOIP umsteigen?

Mit einer modernen Voice-over-IP-Telefonie- Lösung funktioniert die Business-Telefonie unabhängig vom aktuellen Arbeitsort und Endgerät – egal, ob am Büro-PC, am Laptop oder unterwegs am Handy.

Welche VOIP-Lösungen gibt es?

Wenn Sie sich eine VOIP-Telefonanlage anschaffen möchten, so stehen Sie zunächst vor der Entscheidung: Möchten Sie eine On-Premise oder doch lieber eine Cloud-Lösung nutzen?

Bei der On-Premise Lösung erwerben Sie die Telefonanlage und installieren Sie anschließend auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen. Im Gegensatz dazu wird eine Cloud-Lösung nur gemietet und nicht im eigenen Unternehmen installiert, sondern im Rechenzentrum des VoIP-Providers gehostet. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Cloud-Telefonlösung, da sie im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung mehr Möglichkeiten bietet und flexibler eingesetzt werden kann. Für die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage sind lediglich zwei Dinge erforderlich: Eine ausreichend schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung (um eine hervorragende Sprachqualität zu gewährleisten. Pro Sprachkanal fallen in Upload- und Downloadrichtung ca. 100kbit/s an Bandbreite an). und IP-fähige Endgeräte, die SIP unterstützen.

Tendenz zur Cloud-Lösung

Die VoIP-Cloud-Lösung für die Ärztepraxis hat einige Vorteile gegenüber der Hardware-Variante:

Keine zusätzlichen Investitionskosten: Im Gegensatz zu einem On-Premise-Telefonsystem, fallen bei einer Cloud-Telefonanlage weder Kosten für zusätzliche Hardware noch für die Installation oder geschultes IT-Personal an.

Wartungsfreiheit: Sie brauchen Sie sich nach der Anlageneinrichtung um so gut wie nichts mehr kümmern. Die Zuständigkeit für die Instandhaltung, Wartung Updates liegt beim VoIP-Anbieter.

Höchstmögliche Sicherheit: Irrtümlich glauben immer noch viele Unternehmen, dass Online-Telefonanlagen ein hohes Sicherheitsrisiko bergen. Wenn Sie bei der Auswahl Ihres Cloud-TK-Anbieters aber auf wichtige Kriterien achten, z.B. dass die Telefonanlage in unterschiedlichen Hochleistungs-Rechenzentren gehostet wird, die Datenschutzrichtlinien befolgt und über eine hohe Ausfallsicherheit verfügt, so brauchen Sie sich um die Sicherheit keine Sorgen machen. Ein Cloud-Anbieter kann in den meisten Fällen sogar mehr Sicherheit bieten, als Sie es selbst könnten – denn die wenigsten Ordinationen halten so hohe Sicherheitsstandards ein können wie die von VoIP-Anbietern genutzten Hochleistungsrechenzentren.

Flexible Skalierbarkeit: Mit einer Cloud-Telefonanlage genießen Sie volle Flexibilität, denn Ihre Nebenstellen sind jederzeit erweiterbar. Aber auch wenn Sie einmal Rufnummern abbestellen möchten, ist das mit wenigen Klicks erledigt. So sorgen Sie dafür, dass Sie auch nur für so viele Rufnummern zahlen, wie Sie gerade brauchen.

Welche Vorteile bietet eine VoIP-Telefonanlage

Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile einer IP-Telefonanlage vorstellen, damit Sie selbst entscheiden können, ob eine solche Telefonanlage zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Kostenvorteile: Verglichen mit einer herkömmlichen Telefonanlage ist eine VoIP-Telefonanlage deutlich günstiger. Nutzer profitieren vor allem von den günstigen Verbindungsentgelten der VoIP-Anbieter in manchen Fällen auch von einem Wegfall der Hardwareinvestitionen – die Anschaffung von VoIP-Telefonen ist optional. Sie haben nämlich die Möglichkeit auch Ihren PC oder Ihr Smartphone an die Telefonanlage anzubinden. Nationale und internationale Gespräche können Sie über einen VoIP-Anbieter führen und so im Vergleich zu Ihrem bisherigen Telefonanschluss Kosten sparen. Zudem lassen sich dank VoIP unterschiedliche Standorte miteinander verbinden, wodurch netzinterne Gespräche kostenfrei sind.

Schnelles Einrichten von Arbeitsplätzen: VoIP-Telefonie ermöglichen es, dass Mitarbeiter sich an einem beliebigen Arbeitsplatz einfach am vorliegenden Telefon anmelden können. So können sie problemlos, ohne vorher eine Neukonfiguration durchzuführen, weitertelefonieren und bleiben sogar unter ihrer bisherigen Rufnummer erreichbar.

Keine Verkabelung: Telefone können über einen herkömmlichen Netzwerkanschluss an die Telefonanlage angebunden werden. Wenn Sie über Ihren PC telefonieren möchten, können Sie sich auf diesem direkt ein Softphone installieren. Die Installation zusätzlicher Telefonanschlüsse ist nicht notwendig.

Großer Funktionsumfang: IP basierte Telefonanlagen verfügen über viele Funktionen. Dazu zählen z.B. Anrufe per Klick aus Outlook, serielle oder parallele Ringrufe, Voice-to-Mail, Gesprächsübernahme von PC auf Smartphone oder individuelle Anrufverteilung. Außerdem stehen Funktionen wie Voicemail, Anrufgruppen, Telefonkonferenzen, das Einrichten eines Call Center und das Integrieren individueller Wartemusik zur Verfügung.

Welche Nachteile haben VoIP-Anlagen

Abhängigkeit von der Internetverbindung: Wie bei der klassischen Telefonie über die Telefonleitung, kann auch mit IP-Telefonie eine ausgezeichnete Sprachqualität erzielt werden. Dazu braucht es allerdings ein stabiles Netzwerk mit ausreichender Bandbreite. Ist die Bandbreite zu niedrig, kann es zu Aussetzern oder Gesprächsabbrüchen kommen. Besteht keine Internetverbindung, kann auch nicht telefoniert werden.

Funktionsunfähigkeit bei einem Stromausfall: Bei einem Stromausfall ist ein VoIP-Telefon nicht mehr funktionstüchtig, da IP-Telefone von einem Router abhängig sind, der die Internetverbindung herstellt. Wird der Router nicht mehr mit Strom versorgt, entfällt auch die Möglichkeit zu telefonieren. Dem kann aber kurzzeitig mit einer Pufferbatterie (USV) entgegengewirkt werden. Bei einer Cloud-Telefonanlage gibt es bei einem Stromausfall eine weitere Lösung: Hier können Sie zum Beispiel problemlos über Ihre mobile Breitbandverbindung auf Ihrem Smartphone weiter telefonieren oder eine Weiterleitung auf Ihre Mobilfunkrufnummer einstellen.

IT-Security: Da die IP-Telefonie über das Internet stattfindet, ist es erforderlich, sein Benutzerkonto mit einem sicheren Passwort zu schützen. Mehr Informationen für die Erstellung eines sicheren Passworts erhalten Sie hier.

Bei vielen VoIP-Anbietern ist es außerdem für das Konfigurationscenter möglich, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzustellen – diese Möglichkeit sollte auf jeden Fall in Anspruch genommen werden.

Wie wähle ich den richtigen VoIP-Anbieter für meine Praxis?

Bei der Auswahl des Anbieters sollten Sie auf folgende Punkte achten:

Datenschutz: Ihr VoIP Provider sollte sich an die europäischen Datenschutzrechtlinien (DSGVO) halten und alle Daten verschlüsseln.

Skalierbarkeit: Ihre Cloud Telefonanlage sollte einfach skalierbar sein und sich einfach auf mehr Mitarbeiter oder neue Standorte vergrößern lassen.

Ausfallsicherheit: Selbstverständlich sollte auch eine hohe Ausfallsicherheit sein. Die Server sollten redundant und wenig anfällig gegenüber möglichen Ausfällen sein. Vor allem für IP Telefonie in Unternehmen ist das besonders wichtig. Ein Ausfall der Telefonie ist für die Abläufe in Ihrer Praxis ein Worst Case.